做会议记录的正确方法包括以下几个步骤:
准备工作
确保记录工具齐全,如笔记本、电脑或录音设备。
提前获取会议议程或相关资料,以便对会议主题有更好的理解。
记录会议基本情况
会议名称、开会时间(年、月、日、开始时间)、会议地点、出席人(人数不多时写全名,人数多时写范围和人数)、列席人、主持人、记录人。
这些内容在会议主持人宣布开会前写好。
记录会议内容
摘要记录:一般会议只要求有重点地、扼要地记录与会者的讲话和发言,以及决议,不必“有闻必录”。
详细记录:对特别重要的会议或特别重要的发言,要作详细记录,包括每个人的发言原话、语气、动作表情及与会者的反应。
记录会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想、与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等。
记录技巧
一快:书写运笔要快,记得快,字要写得小一些、轻一点,多写连笔字,顺着肘、手的自然趋势写。
二要:择要而记,记录会议议题、主持人和主要领导同志发言的中心思想、与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等。
三省:正确使用省略法,如使用简称、简化词语和统称,省略词语和句子中的附加成分。
四代:用较为简便的写法代替复杂的写法,如用姓代替全名,用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字等。
整理和归档
会议结束后,及时整理和归档会议记录,确保记录清晰、准确。
使用固定的会议记录本,按会议性质分别记录并按照会议的时间顺序规范、完整地做好会议记录。
在记录上明确行动项和责任人,包括指定任务的人员、完成任务的截止日期和任何补充细节。
审核和签字
重要的会议记录,要有主持人和记录人在正文结尾右下方签字。
通过以上步骤,可以确保会议记录的准确性和完整性,便于后续的查阅和跟进。